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丽水市人民防空办公室(民防局)档案工作制度
发布日期:2015-05-19
 

一、档案归档

1、归档范围

本办(局)各处在工作中直接形成的、对本单位和社会有保存价值的各种文字、图表、声像、实物等不同载体的历史记录,均属归档范围。

2、归档要求

(1)归档的材料应做到分类合理,材料齐全,完整准确,便于保管和利用。

(2)归档材料应书写端正,图文清晰,禁止使用纯兰墨水和铅笔、圆珠笔书写、签批。

(3)归档的材料在移交时,交接双方须认真核对,并在移交单上签名盖章。

3、归档时间

文书档案应在次年上半年,由文书将材料分类立卷后,移交档案室;会计档案在次年四月份,由财务部门按要求整理完毕,保管1年后移交档案室;科技档案在每一项工程竣工决算后,由工程部门按要求整理后移交档案室;声像档案在使用结束后1个月内归档。

二、档案查阅

1、利用档案必须按规定办理查阅登记手续,并在阅档室进行;外单位查阅档案须凭单位介绍信并经有关领导批准后方可查阅。

2、档案原则上不外借,确因工作需要借用档案时,须经有关领导批准,办理借阅手续后方可借出,并限期归还。借阅档案期限:文书档案为15天,科技档案20天,声像档案7天。查档人员应对所借档案负安全、保密之责,严禁自行转借、翻印。

3、查档人员查档时,必须严格遵守阅档规定,严禁涂改、圈划、抽取、撤换、摄、拍、录档案材料,不得翻看与查阅内容无关的材料。摘抄、复制(印)档案材料须经档案管理人员同意。查档人员摘抄、复印的档案材料,必须经过档案管理人员审核,确认无误后,加盖证明印章方能生效。

4、借用党务工作档案人员必须是党员干部,并履行党组织负责人签字批准手续。

5、档案人员要熟悉库藏,主动热情提供服务,同时要做好档案利用反馈工作。

三、档案保管

1、档案管理人员必须自觉遵守保卫、保密制度,认真做好档案管理工作。

2、库房钥匙由专人保管,不得乱放,防止遗落,非库房管理人员不得随便进入库房。

3、库房内要经常保持清洁整齐,配备防盗、防火、防潮、防尘、防污染、防有害生物等设施,确保档案资源的安全。

4、定期组织人员对档案保管状况进行全面检查,发现问题及时解决。

四、档案保密

1、档案库房是机要重地,非管理人员严禁进入库房。

2、档案人员必须严守国家机密,遵守保密纪律,对保密文件资料要按照规定范围借阅,不私自接待和查阅保密档案,不得自行扩大借阅范围,不得擅自复制(印)以及对外提供档案的保密内容。

3、查阅保密档案,须经办(局)领导批准,指派专人查阅,并按机要档案的管理规定在指定地点查阅。

4、加强保密档案的管理,档案密级的变更和解密,必须按国家的有关规定办理。

5、档案管理人员定期进行档案保密检查,发现问题立即查明情况,及时报告。

6、凡违反保密规定造成损失的,视情节轻重给予处罚。

五、档案的鉴定与销毁

1、负责档案管理的处应建立各类档案的案卷目录、分类目录、借阅登记、鉴定销毁记录等台帐、索引和汇编。

2、根据国家有关规定,结合人防(民防)实际,编制档案保管期限表。

3、归档文件材料,由档案人员和有关处对照归档范围内保管期限表,确定其保密期限。

4、建立由办(局)分管领导、主管档案管理处和有关人员组成的档案鉴定小组,定期对档案进行鉴定,并提出鉴定报告。

5、销毁档案必须办理审批手续,档案管理部门负责编写销毁清册,经办(局)领导签字批准,报上级档案部门备案。销毁档案应遵循2人以上共同监销,监销人员必须在销毁清册上签字的规定。未经鉴定和批准,不得销毁任何档案。


(   责任编辑:市人防办)
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